Irat– és dokumentumkezelés

Az okos irattározási megoldás

A csomagolástechnika, elektronikus azonosítás és informatika a dokumentumtárolásban Olyan megoldást dolgoztunk ki, amelyben a tárolandó dokumentumok valamilyen logikai, vagy tartalmi okból összetartozó egységeit kis csomagokban egybecsomagoljuk, majd adatbázisban rögzített azonosítóval látjuk el.

A csomag ezután egy raklapra kerül, amit a tárolás helyére mozgatunk.
Tudunk kezelni akár külön lapokat, de szigorú számadású, speciális csomagolásban őrizendő iratokat is.
A csomag mindenkori helyét egy jól bevált szoftver tartja nyilván, amely az esetleg szükséges dokumentum-beolvasásokat is képes kezelni. Ha vissza akarunk valamit keresni, akkor az Interneten is elérhető szoftver adatbázisából akár szótöredékre keresve megtudhatjuk, hogy mi a csomag azonosító- illetve RFID kódja.

RFID technológia, mint alternatíva

Amennyiben a csomagokat RFID tagekkel látjuk el, nagyban megkönnyítjük későbbi visszakereshetőségüket. Ugyanis egy RFID olvasó segítségével a keresett csomag hamar fellelhető a raklapok közül. A papírok lehetnek raklapon, dobozban, vagy rendezett raktárban, lehetnek a vállalat, bank, hivatal telephelyén, vagy külső bérelt helyiségben tárolva, a szoftver mindig tudja, hogy a keresett akta melyik kupacban található. Mi természetesen a rendezett tárolást preferáljuk, de a keresési eljárásunk a rendetlenséggel is elboldogul.

Környezetbarát csomagolás

A dokumentumok becsomagolásához a PLA (politejsav) alapú műanyag zsugorfóliát ajánljuk, mert a PLA, mint biológiailag lebomló, komposztálható műanyag megsemmisítéskor, vagy újrahasznosításkor a csomagon maradhat, nem okozva plusz terhet a környezet számára. A csomagolás nagy előnye, hogy tapasztalataink szerint csomagoláskor a tárolandó papír mennyisége azonnal harmadára, vagy még jobban csökken. Kikerülnek az úgynevezett „papucsok”, kapcsos dossziék, és kiszorul közülük a felesleges levegő is. Így rögtön helyet nyerünk, és ezzel egyidőben a visszakereshetőség is jelentősen javul, mivel a vonalkódokon, illetve RFID-n alapuló visszakeresés gyors és hatékony. A dokumentumok csomagolását mobil berendezéseinkkel bárhol el tudjuk végezni.

A dokumentumok megőrzése

A csomagokat tudjuk tárolni a szükséges ideig, de ha a megrendelő úgy kívánja, akkor meg tudjuk teremteni annak feltételeit is, hogy önállóan vissza tudja keresni a szükséges anyagokat.

Kapcsolódás más rendszerekhez

A vállalatok egy része igen jó workflow-, illetve ügyviteli rendszert és jól visszakereshető irattárat üzemeltet, ahol a dokumentumok szükséges részét beszkennelik, és elektronikusan is tárolják. Természetesen mi is vállaljuk az iratok digitalizálását, és az így létrejövő fájlokat logikailag a fizikai csomagokhoz kapcsolva, adatbázisban, elérhető módon tároljuk, akár kapcsolódva a meglévő irodai, ügyviteli rendszerhez.