Dokumentumkezelés

Automatikus azonosítás és adatgyűjtés (AIDC) a dokumentumkezelés területén

Alapvetően azon vállalatok számára indokolt az iratok vonalkóddal történő azonosításának bevezetése, ahol bármilyen szempontból előtérbe került az elektronikus archiválás, azaz digitalizálás kérdése.

A vonalkód technológia segítségével pontosabban és gyorsabban lehet feldolgozni és beazonosítani az iratokat az archiválás során, továbbá igen hasznos lehet az irattárolásban is.

Előnyök, alkalmazási területek:
Nagy mennyiségű irat archiválása során a vonalkód technológia abban nyújt segítséget, hogy az iratokat és az irat beszkennelt képét vonalkóddal kapcsolja össze egy archiváló rendszer, ezáltal az indexelés jelentősen meggyorsítható, a manuális munkavégzésből eredő hibák pedig nagy mértékben lecsökkenthetőek, illetve kiszűrhetőek.

A vonalkód-technika az utólagos digitalizálás (archiválás) során is egyszerűsítheti a feldolgozást, ugyanis jól hasznosítható az irattári nyilvántartás kezelésében is. Lehetővé teszi az iratok betárolásának és kitárolásának gyorsítását, a hibalehetőségek minimalizálását vonalkód olvasó segítségével.

A feladat elvégzését támogató rendszer biztosítja a dokumentumazonosítóval (vonalkód) ellátott, elektronikusan irattározott dokumentumok gyors kikeresését, amihez előfeltétel, hogy minden irattári tétel legyen ellátva vonalkóddal, amihez különböző vonalkód típusokat lehet alkalmazni (pl.: azonosító, dobozkód, helyszínkód). 
Ezt követően adatgyűjtők alkalmazásával egyszerűvé válik az irattárosi munkavégzés.

A vonalkód alkalmazása gyorsíthatja az iratok visszakeresését, vagy akár az utólagos archiválást is, mivel a vonalkóddal ellátott irat vonalkódjának leolvasása esetén egy jó háttérrendszerből valamennyi tárolt információ kinyerhető az iratról.

A vonalkódok iratkezelésben történő alkalmazását első lépésben hozzá kell igazítani az iratkezelés folyamatához, melyhez meg kell vizsgálni, hogy melyik munkafázisban, ki fogja ellátni az iratokat vonalkóddal, és ennek megfelelően
érdemes kiválasztani a vonalkód generálás módszerét is.

Ha ezek után úgy dönt, hogy szakértőkre bízná a dokumentumkezelést; mi állunk szíves rendelkezésére!
Itt tud velünk kapcsolatba lépni: